Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Objeto

RK SOFTWARE S.A.S., comprometida con la privacidad, seguridad y adecuado tratamiento de la información de sus clientes, usuarios, prospectos, proveedores, contratistas, colaboradores y demás personas relacionadas con sus actividades, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Esta Política establece los principios, finalidades y procedimientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia y supresión de datos personales tratados por RK SOFTWARE S.A.S., así como los mecanismos mediante los cuales los titulares pueden ejercer sus derechos.

La Política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

2. Identificación del responsable del tratamiento

RK SOFTWARE S.A.S. actuará como Responsable del Tratamiento cuando determine las finalidades y medios mediante los cuales serán tratados los datos personales.

Cuando RK SOFTWARE S.A.S. procese información por cuenta de un cliente empresarial que determine las finalidades del tratamiento, podrá actuar como Encargado del Tratamiento, de conformidad con la legislación aplicable y los acuerdos celebrados con dicho cliente.

3. Alcance

Esta Política aplica a los datos personales contenidos en bases de datos y sistemas de información administrados por RK SOFTWARE S.A.S. en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, tecnológicas y contractuales.

Comprende, entre otros, datos de clientes y potenciales clientes; usuarios de productos y servicios; personas que soliciten información, demostraciones o pruebas; participantes en encuestas, estudios de mercado, eventos y actividades comerciales; contactos comerciales; proveedores y contratistas; colaboradores y candidatos; representantes y empleados de clientes empresariales; y personas que interactúen con los canales digitales de RK SOFTWARE S.A.S.

Entre los productos de RK SOFTWARE S.A.S. se encuentran actualmente Sendo y TalentNow, sin perjuicio de otros productos, plataformas o servicios que puedan desarrollarse o comercializarse en el futuro.

4. Principios aplicables al tratamiento

• Legalidad: el tratamiento se realizará de acuerdo con las disposiciones legales aplicables.
• Finalidad: los datos serán recolectados y utilizados para finalidades legítimas, específicas e informadas al titular.
• Libertad: salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento requerirá consentimiento previo, expreso e informado.
• Veracidad o calidad: se procurará que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el titular podrá solicitar información sobre la existencia y tratamiento de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos serán tratados únicamente por personas autorizadas y no serán divulgados indiscriminadamente.
• Seguridad: se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas razonables contra pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento deberán mantener la confidencialidad incluso después de finalizar su relación con RK SOFTWARE S.A.S.

5. Datos personales que podrán ser tratados

Dependiendo de la relación con el titular y del producto o servicio utilizado, RK SOFTWARE S.A.S. podrá tratar, entre otros:

• Nombre y apellidos; identificación cuando resulte necesaria; empresa, cargo y datos profesionales.
• Número telefónico, número de WhatsApp, correo electrónico, ciudad y ubicación general.
• Información suministrada voluntariamente mediante formularios y encuestas.
• Preferencias e intereses respecto de productos y servicios.
• Solicitudes comerciales, demostraciones y pruebas.
• Registros de consentimiento y autorizaciones.
• Historial de comunicaciones e interacciones con RK SOFTWARE S.A.S.
• Información técnica relacionada con el uso de aplicaciones y servicios.
• Datos necesarios para ejecutar relaciones comerciales, contractuales o de soporte.

Cuando un producto requiera categorías adicionales, el titular será informado mediante los avisos, autorizaciones, términos o políticas específicas aplicables.

6. Datos sensibles

RK SOFTWARE S.A.S. evitará recolectar datos sensibles salvo cuando sean estrictamente necesarios para una finalidad legítima y su tratamiento esté permitido por la legislación.

Cuando se soliciten datos sensibles, se informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento y se obtendrá autorización explícita cuando sea legalmente requerida. Se adoptarán medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad para esta categoría de información.

7. Datos de niños, niñas y adolescentes

RK SOFTWARE S.A.S. no dirige sus actividades comerciales de manera general a niños, niñas o adolescentes. Cuando excepcionalmente sea necesario tratar datos de menores de edad, el tratamiento se realizará respetando sus derechos prevalentes y las condiciones establecidas por la legislación colombiana.

8. Finalidades generales del tratamiento

1. Identificar y contactar clientes, usuarios, prospectos, proveedores, contratistas y demás personas relacionadas con la compañía.
2. Atender solicitudes de información, consultas, peticiones, quejas y reclamos.
3. Gestionar relaciones comerciales, contractuales y administrativas.
4. Elaborar cotizaciones y propuestas comerciales.
5. Proporcionar demostraciones, pruebas, implementaciones, soporte y capacitación.
6. Gestionar registro, autenticación y operación de usuarios.
7. Prestar servicios tecnológicos y ejecutar obligaciones contractuales.
8. Realizar soporte técnico, mantenimiento, seguridad y mejora de productos.
9. Analizar funcionamiento y utilización de plataformas para mejorar experiencia, seguridad, desempeño y calidad.
10. Realizar análisis estadísticos, comerciales y de producto.
11. Realizar estudios de mercado y encuestas sobre necesidades, adopción tecnológica y preferencias.
12. Gestionar eventos, demostraciones, actividades empresariales y programas piloto.
13. Cumplir obligaciones contables, tributarias, contractuales y legales.
14. Gestionar relaciones con proveedores, contratistas y colaboradores.
15. Prevenir fraude, abuso, incidentes de seguridad y utilización no autorizada.
16. Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales cuando exista obligación legal.

9. Finalidades comerciales y de marketing

Cuando RK SOFTWARE S.A.S. cuente con la autorización correspondiente, podrá utilizar los datos de contacto para enviar información sobre productos y servicios; informar novedades y funcionalidades; invitar a demostraciones, eventos, capacitaciones y pruebas; presentar ofertas; realizar encuestas; hacer seguimiento comercial; y comunicar información sobre Sendo, TalentNow y demás productos o servicios de RK SOFTWARE S.A.S.

Las comunicaciones podrán realizarse a través de los canales autorizados por el titular, incluyendo WhatsApp, correo electrónico, llamadas telefónicas, SMS u otros medios digitales autorizados.

La autorización para recibir comunicaciones comerciales no implica obligación de permanecer suscrito. El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibirlas mediante los mecanismos disponibles en el mensaje o los canales establecidos en esta Política.

RK SOFTWARE S.A.S. conservará, cuando corresponda, evidencia de las autorizaciones otorgadas y de las solicitudes de retiro o revocación recibidas.

10. Estudios de mercado, encuestas y prospección comercial

RK SOFTWARE S.A.S. podrá realizar estudios de mercado y encuestas para identificar necesidades empresariales, evaluar productos, medir interés en nuevas soluciones tecnológicas y comprender tendencias relacionadas con transformación digital, inteligencia artificial, automatización y otros servicios.

Cuando una persona proporcione voluntariamente sus datos mediante estos mecanismos, se utilizarán para las finalidades informadas en el respectivo formulario o aviso de privacidad.

11. Sendo

Sendo es una plataforma desarrollada por RK SOFTWARE S.A.S. para gestionar comunicaciones empresariales mediante WhatsApp e integrar funcionalidades como agentes de inteligencia artificial, CRM, campañas de mensajería e integración con herramientas empresariales.

El tratamiento específico de información realizado en Sendo podrá estar sujeto adicionalmente a su Política de Privacidad.

Cuando un cliente empresarial utilice Sendo para comunicarse con sus propios contactos y determine las finalidades del tratamiento, dicho cliente podrá actuar como Responsable del Tratamiento y RK SOFTWARE S.A.S. como Encargado, según corresponda. El cliente será responsable de contar con las autorizaciones y demás fundamentos jurídicos requeridos.

12. TalentNow

TalentNow es una plataforma tecnológica de RK SOFTWARE S.A.S. orientada a procesos de gestión y análisis de talento humano. Dependiendo del servicio contratado, puede procesar información relacionada con candidatos y perfiles profesionales por cuenta de clientes empresariales.

Cuando el cliente determine las finalidades y medios esenciales del tratamiento, actuará como Responsable y RK SOFTWARE S.A.S. podrá actuar como Encargado. El tratamiento estará sujeto a las condiciones contractuales, autorizaciones, avisos y políticas específicas aplicables.

13. Tratamiento automatizado e inteligencia artificial

RK SOFTWARE S.A.S. desarrolla productos y servicios que pueden utilizar automatización, analítica de datos e inteligencia artificial. Dependiendo del producto y de la finalidad autorizada, estas tecnologías podrán utilizarse para analizar y clasificar información, facilitar búsquedas, generar recomendaciones, identificar patrones, automatizar respuestas, apoyar procesos empresariales, analizar conversaciones o interacciones y generar contenido o respuestas mediante modelos de inteligencia artificial.

RK SOFTWARE S.A.S. procurará aplicar medidas de seguridad, control de acceso, minimización de información y supervisión apropiadas al riesgo y naturaleza de cada servicio. La utilización específica de inteligencia artificial será informada, cuando corresponda, mediante los términos, avisos o documentación del producto respectivo.

14. Autorización del titular

Cuando sea requerida legalmente, RK SOFTWARE S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada antes de realizar el tratamiento. Podrá obtenerse mediante formularios electrónicos o físicos, casillas de aceptación, comunicaciones electrónicas, WhatsApp, contratos, registros digitales u otros mecanismos permitidos por la legislación.

RK SOFTWARE S.A.S. conservará evidencia de las autorizaciones cuando exista obligación de hacerlo.

15. Derechos de los titulares

El titular tendrá los derechos establecidos por la legislación colombiana, incluyendo:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando resulte procedente.
• Revocar la autorización cuando resulte procedente.
• Acceder gratuitamente a sus datos en los términos legales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por posibles infracciones, una vez agotados los procedimientos aplicables ante RK SOFTWARE S.A.S.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes cuando corresponda.

16. Área responsable de la atención de titulares

RK SOFTWARE S.A.S. designará internamente el área administrativa responsable de atender las solicitudes relacionadas con protección de datos personales.

Las solicitudes deberán indicar como mínimo nombre del titular, información suficiente para acreditar su identidad, datos de contacto, descripción clara de la solicitud y documentos de soporte cuando sean necesarios.

17. Procedimiento para consultas

El titular o las personas autorizadas legalmente podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de RK SOFTWARE S.A.S.

Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, se informarán las razones de la demora y la fecha de atención, sin superar los cinco (5) días hábiles adicionales previstos por la legislación.

18. Procedimiento para reclamos

Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o considere que existe incumplimiento de una obligación relacionada con el tratamiento, podrá presentar un reclamo.

El reclamo deberá contener identificación del titular, descripción de los hechos, datos de contacto y documentos que se pretendan hacer valer, cuando corresponda. Si está incompleto, RK SOFTWARE S.A.S. podrá solicitar su subsanación dentro de los términos legales.

Los reclamos completos serán atendidos dentro de un término máximo de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán las razones y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales previstos por la legislación.

19. Revocación de autorización y supresión de datos

El titular podrá solicitar la revocación de la autorización y/o supresión de sus datos cuando resulte procedente. La solicitud podrá ser negada cuando exista una obligación legal o contractual que requiera conservar determinada información.

La revocación de la autorización para comunicaciones comerciales podrá solicitarse independientemente de la conservación de información necesaria para otras finalidades legítimas.

20. Seguridad de la información

RK SOFTWARE S.A.S. adoptará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, destrucción, divulgación no autorizada y uso indebido o fraudulento.

Según la naturaleza del servicio, estas medidas podrán incluir controles de autenticación y autorización, gestión de identidades y roles, cifrado cuando resulte apropiado, registro y monitoreo de eventos, copias de seguridad, gestión de secretos y credenciales, separación lógica de información, acceso restringido, procedimientos de respuesta a incidentes y obligaciones contractuales de confidencialidad.

Ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta; RK SOFTWARE S.A.S. revisará y actualizará sus controles de acuerdo con los riesgos identificados y la evolución de sus servicios.

21. Proveedores y encargados del tratamiento

RK SOFTWARE S.A.S. podrá contratar proveedores tecnológicos y terceros que procesen información necesaria para la operación de sus productos y servicios, incluyendo proveedores de infraestructura y almacenamiento en la nube, comunicaciones, mensajería empresarial, correo electrónico, inteligencia artificial, analítica, seguridad, soporte y servicios administrativos o profesionales.

Cuando actúen como Encargados, RK SOFTWARE S.A.S. procurará establecer obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento adecuado conforme a la legislación y naturaleza del servicio.

22. Transmisión y transferencia de datos

Cuando sea necesario para la prestación de servicios, RK SOFTWARE S.A.S. podrá transmitir datos personales a proveedores que actúen por cuenta de la compañía. También podrá realizar transferencias cuando exista autorización, obligación legal u otra circunstancia permitida por la legislación colombiana.

Cuando proveedores tecnológicos se encuentren o procesen información fuera de Colombia, RK SOFTWARE S.A.S. aplicará las disposiciones correspondientes sobre transmisión o transferencia internacional de datos personales.

23. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y las obligaciones legales, contractuales, administrativas o de seguridad aplicables.

Una vez cumplidas dichas finalidades y cuando no exista obligación de conservación, RK SOFTWARE S.A.S. podrá eliminar, anonimizar o bloquear la información según corresponda. Los períodos específicos podrán variar de acuerdo con el producto, servicio, relación contractual y naturaleza de la información.

24. Datos obtenidos a través de terceros

Cuando RK SOFTWARE S.A.S. reciba datos personales de clientes, aliados, proveedores u otros terceros, procurará verificar que la entrega y tratamiento se encuentren respaldados por las autorizaciones o fundamentos jurídicos correspondientes.

Los clientes que proporcionen datos personales a RK SOFTWARE S.A.S. para su procesamiento serán responsables de garantizar la legitimidad de la recolección y de las instrucciones impartidas cuando actúen como Responsables del Tratamiento.

25. Avisos de privacidad y políticas específicas

RK SOFTWARE S.A.S. podrá implementar avisos de privacidad, autorizaciones y políticas específicas para determinados productos, servicios, formularios o actividades. Estos documentos complementarán la presente Política y deberán interpretarse conjuntamente cuando resulten aplicables.

Cuando un tratamiento específico requiera condiciones particulares, estas serán informadas al titular antes o durante la recolección de la información.

26. Modificaciones a la política

RK SOFTWARE S.A.S. podrá modificar esta Política para adaptarla a cambios regulatorios, tecnológicos, comerciales u operativos. Cuando las modificaciones sean sustanciales respecto de las finalidades o puedan afectar los derechos de los titulares, serán comunicadas mediante mecanismos razonables antes de su implementación y, cuando legalmente corresponda, se solicitará una nueva autorización.

La versión vigente estará disponible a través de los canales digitales definidos por RK SOFTWARE S.A.S.

27. Autoridad de protección de datos

La autoridad colombiana encargada de la vigilancia del régimen general de protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Los titulares podrán acudir ante dicha autoridad en los casos y bajo los procedimientos previstos por la legislación colombiana.

28. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia el 28 de septiembre de 2026.

Las bases de datos administradas por RK SOFTWARE S.A.S. permanecerán vigentes mientras sean necesarias para el desarrollo de las finalidades informadas, el cumplimiento de relaciones contractuales o comerciales y las obligaciones legales aplicables.

Última actualización: 28 de septiembre de 2026.
Versión: 1.0.